¿Cómo hago un portal de pedidos para mis clientes mayoristas?

Para hacer un portal de pedidos para tus clientes mayoristas sigue cinco pasos: define qué va a poder hacer cada cliente adentro, prepara tus datos (productos, listas de precios, clientes y sus condiciones), elige quién lo construye y lo mantiene, pruébalo con pedidos reales y luego invita a tus clientes por grupos. Lo mínimo que debe tener un portal de mayoristas es acceso por cliente, su lista de precios, existencias, tus reglas de pedido, historial para recomprar, estado del pedido y su crédito.

Lo que decide si el portal funciona no es la tecnología: es que cada cliente vea el precio correcto el primer día y que pedir ahí le resulte más rápido que mandarte un mensaje. Abajo tienes cada paso y, al final, una lista para lanzarlo.

Qué es un portal de mayoristas

Es una tienda en línea privada para los clientes que ya te compran. A diferencia de una tienda abierta al público, cada cliente entra con su cuenta y ve sus condiciones: su precio, su pedido mínimo y su crédito. Tú decides quién entra.

No lo confundas con un CRM, que sirve para que tus vendedores den seguimiento a prospectos. Si dudas cuál necesitas primero, revisa portal de pedidos B2B o CRM.

Paso 1: define qué va a poder hacer cada cliente

Antes de ver plataformas, escribe en una hoja lo que tu cliente debe poder hacer sin llamarte. Estas son las siete funciones que un portal B2B para clientes necesita en la práctica:

No todas tienen que estar el primer día. Si tienes que elegir, empieza por acceso, precios, existencias y reglas de pedido: son las que evitan errores. El historial, el estado y el crédito visible ahorran llamadas y puedes sumarlos después.

Decide quién da de alta a cada cliente

Hay dos formas: tú creas las cuentas y mandas el acceso, o el cliente se registra y tú lo apruebas antes de que vea precios. En ambos casos, alguien de tu equipo tiene que asignarle su lista de precios y sus condiciones. Define quién será.

Paso 2: prepara tus datos

El portal es tan bueno como tus listas. Si los precios viven en la cabeza de tus vendedores, el portal va a mostrar precios equivocados. Necesitas tres archivos que se conecten entre sí por una clave:

• Productos: una fila por producto o variante, con SKU, descripción, unidad de venta y piezas por caja.
• Listas de precios: una columna por lista y el SKU como enlace con el archivo de productos.
• Clientes: cada cliente con la lista que le toca, su pedido mínimo, si compra a crédito y con qué plazo y límite.

Ejemplo ilustrativo de cómo se relacionan:

En qué necesitas para lanzar tu tienda mayorista están las columnas recomendadas del catálogo y los datos fiscales de cada cliente.

Decide de dónde salen las existencias

Esta es la decisión que más pesa en el mantenimiento. Las opciones son tres: alguien sube un Excel con existencias cada día, el portal se conecta a tu sistema administrativo o, si tu inventario cambia poco, muestras solo "disponible" y confirmas al surtir. Lo que no funciona es mostrar existencias que nadie actualiza: un cliente que pide algo "disponible" y no le llega deja de confiar en el portal. Si tu inventario vive en Excel, revisa control de inventario para distribuidoras.

Paso 3: elige cómo construirlo

Hay tres caminos. La diferencia no está solo en el precio: está en quién hace cada cambio de precio, de producto o de cliente durante los próximos años.

Opción A: plataforma con función B2B

Contratas una plataforma de tienda en línea y activas sus funciones para mayoristas. Dos ejemplos con funciones publicadas:

• Shopify ofrece B2B en sus planes Basic, Grow, Advanced y Plus, según su centro de ayuda (consultado en octubre de 2026). Incluye empresas con sus sucursales, reglas de cantidad, plazos de pago y recompra fácil en todos esos planes. En Basic, Grow y Advanced puedes tener hasta 3 catálogos activos para todos tus mercados B2B; asignar un catálogo directo a una empresa específica es solo de Plus.
• Tiendanube tiene una función de ventas mayoristas con tablas de precios que se muestran solo después de que el cliente inicia sesión, compra mínima por monto o por cantidad y registro de compradores con tu aprobación. Su página de planes indica 1 tabla de precios en el plan Tiendanube, 3 en Avanzado e ilimitadas en Evolución (consultado en octubre de 2026).

Te conviene si tienes a alguien en tu equipo que pueda configurarla y mantenerla. Antes de elegir, cuenta cuántas listas de precios distintas manejas y compáralo con el límite del plan.

Opción B: desarrollo a la medida

Un programador o despacho lo construye según tus reglas. Tiene sentido si tu proceso es muy particular, como precios que dependen de fórmulas. Pide por escrito quién es dueño del código, cuánto cuesta el hosting y el mantenimiento mensual, y cuánto tarda y cuesta cada cambio después de la entrega.

Opción C: servicio que lo construye y lo opera

Un proveedor arma el portal, lo hospeda y hace los cambios que le pidas, y tú pagas una mensualidad. Es el modelo de Web Mentor, nuestra empresa: construimos la tienda B2B sin costo, te enseñamos una demo privada con tus productos en 48 horas y, si te gusta, la usas 30 días sin pagar. Después pagas una sola mensualidad fija con todo incluido, cuyo monto confirmamos en una llamada, sin plazos forzosos y con factura: precios por cliente, clientes con cuenta, pedido mínimo, clientes a crédito e inventario conectado con Aspel, CONTPAQi, Microsip, SAP Business One u Odoo (la conexión se confirma en la videollamada). Los cambios se piden por WhatsApp.

Para comparar costos a 12 meses entre estas opciones, usa la fórmula de cuánto cuesta una tienda en línea para mayoristas.

Paso 4: pruébalo con pedidos reales antes de invitar a todos

Crea tres o cuatro cuentas de prueba con condiciones distintas y haz estas pruebas desde un celular, no desde la computadora:

1. Entra como un cliente de mayoreo y como uno de distribuidor y confirma que ven precios distintos en los mismos productos.
2. Intenta cerrar un pedido por debajo del mínimo: no debe pasar.
3. Pide un producto en cajas incompletas, si lo vendes por caja.
4. Busca un producto agotado y revisa qué ve el cliente.
5. Repite un pedido anterior.
6. Cierra un pedido y confirma a quién le llega, con qué datos y en cuánto tiempo.
7. Revisa que el pedido tenga lo necesario para facturar sin volver a preguntar.

Si vendes a crédito, revisa también cómo vas a manejar la factura y los pagos posteriores; lo explicamos en CFDI y complemento de pago en pedidos a crédito.

Paso 5: invita a tus clientes por grupos

No mandes el acceso a todos el mismo día. Empieza con un grupo de clientes que recompran seguido y te tienen confianza; pídeles que hagan su siguiente pedido en el portal y que te digan qué les estorbó. Corrige y suma al siguiente grupo.

Tres cosas ayudan a que lo usen:

• Un mensaje personal, del dueño o de su vendedor, con su acceso y una razón concreta para usarlo: "ahí ves tu precio y lo que hay en bodega a cualquier hora".
• Acompañar el primer pedido por teléfono o por videollamada.
• No apagar WhatsApp. Quien siga escribiéndote recibe su pedido igual, y le recuerdas que la próxima vez lo puede repetir en el portal.

Si quieres el detalle de cómo lograr que tus clientes cambien de hábito, revisa cómo hacer que tus clientes hagan sus pedidos solos.

Avisa cómo vas a cuidar sus datos

Tu portal va a guardar nombres, teléfonos y correos de las personas que compran. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares obliga a informar, mediante un aviso de privacidad, cómo tratarás esos datos (artículo 14). Pídele a tu abogado que lo revise antes de abrir el portal.

Lista de verificación para lanzar tu portal

• Cada cliente del primer grupo tiene cuenta, lista de precios y condiciones asignadas.
• Los precios del portal coinciden con los de tu sistema en una muestra de 20 productos.
• Está definido quién actualiza existencias y cada cuánto.
• El pedido mínimo, los múltiplos de caja y el crédito se aplican solos.
• Cada pedido llega completo a la persona que lo surte y a facturación.
• Hay una persona responsable de revisar los pedidos del portal cada día.
• Tus vendedores saben qué cambia para ellos y que sus clientes siguen siendo suyos.
• Tienes una guía de una página para el cliente: cómo entrar, buscar, repetir un pedido y a quién llamar.
• El aviso de privacidad está publicado.
• Sabes qué vas a medir: cuántos pedidos llegan por el portal, cuántos traen errores y qué clientes no han entrado.

Preguntas frecuentes

¿Mis clientes tienen que descargar una app para usar el portal?

No necesariamente. Un portal web se abre desde el navegador del celular con un enlace, sin instalar nada. Pregúntale a cualquier proveedor si su portal funciona así y pruébalo en un teléfono antes de decidir.

¿Puedo tener un portal sin que el público vea mis precios de mayoreo?

Sí. Es justo lo que distingue a un portal de mayoristas de una tienda pública: los precios se muestran solo a clientes con cuenta. Revisa además si cualquiera puede registrarse o si tú apruebas cada alta.

¿Qué hago si uno de mis clientes grandes no quiere usarlo?

Sigue atendiéndolo como hoy. El portal es un canal más, no una obligación. Muchas veces el comprador de un cliente grande lo usa cuando ve que ahí consulta existencias y repite pedidos sin esperar respuesta; si no, su vendedor puede seguir tomándole el pedido.

Si quieres ver cómo quedaría tu portal antes de decidir cómo construirlo, agenda una demo y en 48 horas tienes una versión privada con tus productos y tus precios de mayoreo para revisarla, sin costo ni compromiso.